Персонифицированный учет для ИП и для ООО

Для чего нужен персонифицированный учет?

Иногда, сбор и хранения информации кажется бессмысленным. В отношении персонифицированного учета так сказать нельзя. Все данные вносятся в отчетность с определенной целью. Итак, персонифицированный учет необходим:

• Для того чтобы выплачивать пенсию, которая зависит от результатов работы каждого сотрудника, который является застрахованным лицом.
• Для того чтобы информация, влияющая на последующие пенсионные начисления, была систематизирована и проверена. Наличие персонифицированных данных поможет убедиться в достоверности сведений о сотруднике.
• Для создания информационной базы, которая оформлена по единому четкому стандарту, определенному Законодательством РФ.
• Для стимуляции застрахованного работника работать по договору, и впоследствии получать начисления, по достижению пенсионного возраста.
• Для администрирования страховых взносов и сбора статистических сведений.
• Для тарификации взносов, определения уровня пенсий и осуществления прогнозов.
• Для упрощения процесса начисления пенсии.

Оформлять документацию необходимо по правилам, указанным в Законодательстве РФ. Как известно, существуют определенные формы, которые заполняются в том, или ином случае. Профессиональный бухгалтер знаком не только с порядком заполнения шаблонов, но и с дополнительными нюансами, касающимися того, как ведется персонифицированный учет.

Сведения о застрахованных лицах необходимо представлять в территориальные органы ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом (месяцем). Если последний день срока приходится на выходной или нерабочий праздничный день, то днем окончания срока сдачи персонифицированного учета считается ближайший следующий за ним рабочий день.

В 2018 году последними датами сдачи персонифицированного учета по форме СЗВ-М являются: 15 февраля, 15 марта, 16 апреля, 15 мая, 15 июня, 16 июля, 15 августа, 17 сентября, 16 октября, 15 ноября, 17 декабря, 15 января 2019 года.

Сведения о страховом стаже застрахованного лица представляется организацией один раз в год, по итогам отчетного периода (года). Отчетность необходимо представить в территориальные органы ПФР не позднее 1 марта года, следующего за отчетным.

Пошаговая инструкция по ведению персонифицированного учета

Сдача персонифицированного учета – процедура, которая подчиняется определенному регламенту. Для того чтобы не допустить ошибок и соблюдать все требуемые сроки, необходимо ориентироваться на пошаговую инструкцию и на забывать о 5 этапах.

• Подготовка программной базы.

Для того чтобы сдать отчетность, которая пройдет официальную проверку персонифицированного учета, необходимо использовать специальные программы. К ним относятся Spu_orb, CheckXML или PsvRSV – их можно скачать на официальном сайте Пенсионного Фонда России, и использовать для своевременного и грамотного оформления отчетов.

Второй вариант оформления отчетности – использование шаблонов и заполнение документации вручную. Такой способ может использоваться бухгалтером, но он требует временных затрат.

• Заполнение отчетности по форме.

Проверка персонифицированного учета требует, чтобы при заполнении данных использовались утвержденные Законодательством РФ формы отчетности. К ним относят: РСВ-1, АДВ-6-2, АДВ-6-3, СЗВ-6-1 и СЗВ-6-2. Для того чтобы отчетность была готова, необходимо заполнить соответствующие формы и внести в них данные, касающиеся ваших сотрудников, а также информацию, связанную с уплатой страховых взносов.

• Заверение отчетности.

Для того чтобы отчетность была заверена, её необходимо подписать. Есть три варианта передачи отчетности: по почте, в электронном виде, из рук в руки. Если вы или ваш бухгалтер передают отчетность лично, требуется оформить два экземпляра, подписать каждый из них (подпись владельца предприятия или уполномоченного лица), и заверить документ официальной печатью компании. В случае передачи отчетности по почте, необходимо оформить письмо как заказное и полностью описать вложение. Если вы выбрали электронный вариант, не забудьте оформить в ПФР электронную подпись. Это становится необходимостью, если общая численность работников компании более 50 человек.

• Соблюдение сроков передачи отчетности.

Оформлять отчетность необходимо 4 раза в год, поскольку отчетным периодом считается квартал. Для того чтобы соблюсти установленные сроки, документацию подают до 15 числа месяца, следующего за отчетным.

• Коррективы.

Сотрудники ПФР могут уведомить о необходимости внести поправки. Сделать это нужно в течение 14 дней со дня получения такого уведомления.

Выгодно ли отдавать персонифицированный учет на «аутсорсинг»?

Когда речь идет о персонифицированном учете, работодатель понимает, насколько здесь важен грамотный подход. Во-первых, речь идет о будущем сотрудников, во-вторых, в компанию могут пройти проверки персонифицированного учета. Любому работодателю важно и проверку пройти, и о сотрудниках позаботится. Возникает вопрос, можно ли «отдать» подобные услуги на аутсорсинг? Конечно можно. Главное, чтобы компания сотрудничала с вами на взаимовыгодных условиях, а специалисты были компетентны.